Controlling

Pengawasan atau controlling merupakan fungsi penting pada suatu organisasi. Pengawasan buka merupakan keinginan untuk mencari-cari kesalahan. Pengawasan merupakan tugas untuk membenarkan kesalahan yang terjadi demi tercapainya tujuan organisasi.

Menurut Henry Fayol definisi pengawasan adalah sebagai tindakan meneliti apakah segala sesuatunya telah tercapai atau berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

Tujuan dari pengawasan adalah memastikan pekerjaan sesuai dengan rencana, mencegah adanya kesalahan, menciptakan kondisi agar karyawan bertanggung jawab dalam melaksanakan pekerjaan, mengadakan koreksi terhadap kegagalan yang timbul, dan memberi jalan keluar atas suatu kesalahan.

Beberapa hal yang harus di perhatikan dalam pengawasan adalah :

1. Jalur/urut-urutan (routing)

Agar pengawasan efektif dan efisien, seorang manajer harus dapat menetapkan jalur atau cara untuk mengetahui di mana sering terjadi kesalahan.

1. Penetapan waktu (scheduling)

Seorang manajer yang melakukan pengawasan harus dapat menetapkan kapan sebaiknya tugas pengawasan itu dilakukan. Pengawasan yang dilakukan secara mendadak lebih berguna dibandingkan dengan pengawasan yag terjadwal karena dalam pengawasan yang terjadwal orang-orang telah terlebih dahulu bersiap-siap menyembunyikan kesalahan yang dilakukan.

1. Perintah pelaksanaan (dispatching)

Dispatching merupakan prinsip pengawasan berupa perintah pelaksanaan terhadap suatu pekerjaan dengan tujuan agar pekerjaan tersebut dapat selesei tepat pada waktunya. Melalui perintah ini, dapat dihindari suatu pelaksanaan pekerjaan yang terkantung-kantung sehingga dapat diidentifikasi siapa yang berbuat salah.

 

 

 

 

 

1. Tindak lanjut (follow up)

Jika seorang pemimpin telah menemukan kesalahan, maka dia harus mencari jalan keluar atas kesalahan itu. Dia bisa memberi peringatan pada bawahannya yang tidak sengaja berbuat salah atau memberi hukuman pada bawahannya yang sengaja berbuat salah. Selain itu, pimpinan harus memberi petunjuk pada bawahannya agar kesalahan yang sama tidak terulang lagi.

 

Menurut William H.Newman, pengawasan yang baik harus sesuai dengan sifat dan kebutuhan organisasi. Oleh karena itu, perlu diperhatikan factor-faktor dan tata organisasi di mana pengawasan tersebut dilakukan. Selain itu, pengawasan yang baik harus ekonomis dari segi biaya dan mampu menjamin adanya tindakan perbaikan (checking reporting corrective action), karena itu perlu disiapkan langkah-langkah sebelum pelaksanaan pengawasan, seperti rencana dan pola organisasi.

 

Sumber : Hasil rangkuman sendiri yang di kutip dari buku ESIS (Alam S)

Actuating

Pengarahan atau actuating adalah suatu fungsi manajemen untuk menggerakan orang-orang agar bekerja sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Pimpinan organisasi harus dapat memberi motivasi sehingga setiap orang mau bekerja sama dengan orang lain untuk mencapai tujuan.

Menurut Prof.Abraham Maslow orang dapat digerakkan jika telah terpenuhi kebutuhan-kebutuhan berikut ini.

a)      Kebutuhan fisioligis

Kebutuhan fisiologis berhubungan dengan kebutuhan yang bersifat fisik, seperti kebutuhan sandang, pangan, dan perumahan.

b)     Kebutuhan keamanan dan keselamatan

Setiap orang membutuhkan rasa aman dan selamat di tempat kediamannya atau di tempat kerja.

c)      Kebutuhan social

Manusia sebagai makhluk social mempunyai keinginan untuk memenuhi kebutuhan social, seperti kebutuhan dapat diterima di lingkungannya, kebutuhan ingin dihargai, kebutuhan perasaan bahwa dirinya dinamis dan mempunyai kesempatan untuk maju, kebutuhan untuk ikut berpartisipasi melibatkan diri, dan kebutuhan untuk diperlakukan secara adil.

d)     Kebutuhan akan prestise (harga diri)

Prestise timbul akibat prestasi. Oleh karena itu, seseorang mempunyai keinginan untuk mengembangkan dirinya.

e)      Kebutuhan aktualisasi diri

Setiap orang memiliki harapan dan cita-cita. Oleh karena itu, setiap orang membutuhkan kesempatan untuk mengembangkan bakat dan meningkatkan kemampuan kerja demi mewujudkan cita-citanya.

Jadi, orang-orang mau bekerja jika lima kebutuhan di atas telah terpenuhi. Untuk mengerahkan orang-orang dibutuhkan kepemimpinan. Ada tiga gaya kepemimpinan yang dikenal secara umum yaitu otoriter, demokratis, dan bebas.

1. Otoriter

Pemimpin yang otoriter adalah pemimpin yag mengambil keputusan tanpa melibatkan bawahannya. Pemimpin tidak meminta masukan pada waktu mengambil keputusan. Pemimpin menganggap bawahan hanya sebatas melaksanakan pekerjaan dan bukan sebagai rekan sekerja. Pemimpin otoriter menganggap hubungan antara pemimpin dan bawahan adalah layaknya hubungan antara majikan dan buruh.

1. Demokratis

Pemimpin yang demokratis adalah pemimpin yang mengakomodasikan pendapat bawahan dalam pengambilan keputusan. Pemimpin seperti ini menganggap dirinya dan bawahan adalah satu tim. Pemimpin demokratis akan selalu mendengar keluhan bawahannya.

1. Bebas

Pemimpin bergaya bebas akan menyerahkan proses pengambilan keputusan pada bawahan. Dia hanya memberi arahan dan nasehat dalam pengambilan keputusan.

Sumber : Hasil rangkuman sendiri yang di kutip dari buku ESIS (Alam S)

Organizing

pengorganisasian atau organizing diartikan sebagai keseluruhan proses   pengelompokan orang-orang, alat-alat, tugas, tanggung jawab, dan wewenang sedemikian rupa sehingga tercipta satu kesatuan yang dapat di gerakan dalam rangka mencapai tujuan. Pengorganisasian merupakan langkah kedua dari fungsi manajemen.

UNSUR ORGANISASI
1.    Sekelompok manusia yang diarahkan untuk bekerja sama.
2.    Melakukan kegiatan yang telah ditetapkan.
3.    Kegiatan diarahkan untuk mencapai tujuan.

MANFAAT PENGORGANISASIAN
1.    Memungkinkan pembagian tugas sesuai dengan keadaan perusahaan.
2.    Menciptakan spesialisasi dalam melaksanakan tugas.
3.    Anggota organisasi mengetahui tugas-tugas yang akan dikerjakan dalam rangka mencapai tujuan.

FUNGSI PENGORGANISASIAN
1.    Adanya pendelegasian wewenang dari manajemen puncak kepada manajemen pelaksana.
2.    Adanya pembagian tugas.
3.    Memiliki manajer puncak yang profesional untuk mengkoordinasikan seluruh kegiatan.

BENTUK ORGANISASI

Organisasi garis, adalah bentuk organisasi dimana wewenang pimpinan langsung pada atasan.
Kebaikan dari organisasi garis :
1.    Kesatuan komando terjamin, karena pimpinan berada di tangan satu orang.
2.    Pengambilan keputusan cepat.
3.    Prinsip “the right man on the right place” mudah diterapkan yaitu, pelimpahan wewenang sesuai dengan keahlian/kemampuan.
4.    Kemampuan da sifat-sifat karyawan dapat diketahui.
5.    Terdapat rasa kekeluargaan sesama karyawan dan pimpinan karena jumlah anggota masih terbatas.

Keburukan dari organisasi garis :
1.    Maju mundurnya organisasi berada di tangan satu orang.
2.    Kecenderungan pimpinan bertindak otoriter cukup besar.
3.    Kesempatan karyawan berkarier terbatas karena organisasi masih kecil.

Organisasi Fungsional, adalah organisasi yang disusun berdasarkan sifat dan jenis fungsi yang harus dilaksanakan.

Ciri-ciri organisasi Fungsional
1.    Terdapat pemisahan yang tegas dalam pemberian tugas.
2.    Dalam pelaksanaan tugas tidak banyak memerlukan koordinasi, sebab tugas sudah cukup jelas.
3.    Koordinasi hanya perlu dilaksanakan di pimpinan jenjang atas.
4.    Pembagian unit-unit organisasi didasarkan atas spesialisasi tugas.
5.    Para direktur mempunyai wewenang komando pada unit-unit yang berada di bawahnya atas nama sendiri dan tidak perlu nama direktur utama.

Kebaikan organisasi fungsional
1.    Tugas-tugas karyawan dapat dibagi secara tegas sehingga tidak ada kesimpangsiuran.
2.    Produktivitas tinggi karena dapat diterapkan asas spesialilsasi.
3.    Koordinasi bagi karyawan pada fungsi yang sama mudah , karena terdapat persamaan tugas.
4.    Koordinasi secara terus menerus hanya di jenjang atas.

Keburukan organisasi fungsional
1.    Sulit mengadakan mutasi (perpindahan antar fungsi) dalam perusahaan tanpa proses pembelajaran terlebih dahulu.
2.    Koordinasi secara menyeluruh sulit dilaksanakan.
3.    Karena perbedaan tugas, terjadi pengkotak-kotakan dalam tubuh organisasi.
4.    Pekerjaan menjadi lambat karena pelimpahan pekerjaan pada bawahannya, serta sulit melacak pertanggung jawaban jika ada kesalahan.

Organisasi Garis dan Staf, adalah bentuk organisasi yang memberi wewenang pada pimpinan untuk memberi komando pada bawahan. Dalam organisasi ini pimpinan dibantu oleh staf dalam pelaksanaan tugasnya. Pada organisasi garis dan staf,  staf dibagi menjadi dua yaitu staf khusus dan staf umum. Staf umum bertugas membantu pimpinan dalam membua perencanaan da pengawasan, sedangkan staf khusus bertugas memberikan nasehat pada pelaksana.

Kebaikan organisasi garis dan staf
1.    Dapat digunakan oleh organisasi besar dan rumit.
2.    Pembagian tugas yang jelas antara pimpinan, staf, dan pelaksana.
3.    Dapat mengarah pada spesialisasi.
4.    Prinsip “the right man on the right place” lebih mudah dilaksanakan.
5.    Pengambilan keputusan lebih rasional sebab pimpinan mendapat nasehat dari para ahli di bidangnya.
6.    Koordinasi dapat berjalan dengan baik karena telah mempunyai bidangnya masing-masing.

Keburukan organisasi garis dan staf
1.    Rasa solidaritas kurang karena antarindividu dalam organisasi tidak selalu saling mengenal.
2.    Luasnya cangkupan organisasi menyebabkan interaksi antarindividu menjadi sulit.
3.    Pelaksana sering bingung membedakan mana nasehat mana perintah, sebab dalam organisasi yang besar ada staf yang menerima kewenangan memerintah.
4.    Pengambilan keputusan memakan waktu yang lama.

Sumber : Hasil rangkuman sendiri yang di kutip dari buku ESIS (Alam S) dan gambar hasil download dari google.

Planning

Perencanaan atau planning suatu fungsi manajemen yang paling utama. Yakni merupakan awal dari suatu kegiatan. Jadi, perencanaan adalah proses dasar manajemen untuk menentukan tujuan dan langkah-langkah yang harus dilakukan agar tujuan dapat tercapai.

Pertanyaan mendasar pada Perencanaan
Seorang manajer atau pengambil keputusan akan memulai dengan menjawab pertanyaan  5W dan 1H sebagai berikut.
1.    What. Yaitu apa yang hendak dicapai dan dirumuskan dalam mencapai tujuan tertentu.
2.    Why. Mengapa hal itu menjadi tujuan, bukan yang lain dan disertai alas an yang disertai hasil analisisnya.
3.    Where. Keputusan memilih tempat atau lokasi yang dilihat dari aspek ekonomis, social, dan teknis.
4.    When. Pengambilan jadwal pekerjaan yang harus d selesaikan.
5.    Who. Pemilihan orang-orang  dalam penempatan tugas yang sesuai dengan kemampuan dan keahliannya.
6.    How. Seorang manajer harus dapat menentukan bagaimana cara melaksanakan suatu pekerjaan/bagaimana cara melimpahkan suatu pekerjaan pada karyawannya.

Pembagian Perencanaan
1.    Perencanaan jenjang atas (top level). Di jenjang atas, perencanaan lebih bersifat strategis yaitu memberika petunjuk umum, merumuskan tujuan, mengambil keputusan, dan memberi petunjuk pola penyelesaian dan bersifat menyeluruh.
2.    Perencanaan jenjang menengah (middle level). Pada jenjag ini, perencanaan lebih bersifat administrative menyangkut cara-cara menempuh dan bagaimana tujuan dari perencanaan itu dapat dilaksanakan.
3.    Perencanaan jenjang bawah (low level). Pada jenjang ini lebih memfokuskan untuk menghsailkan , sehingga perencanaan mengarah pada pelaksanaan atau operasional.

Syarat-syarat Perencanaan
1.    Memiliki tujuan yang jelas.
2.    Bersifat sederhana (simple), dalam arti tidak muluk-muluk sehingga pelaksanaannya tidak sulit di laksanakan.
3.    Memuat analis-analis terhadap pekerjaan yang dikerjakan.
4.    Bersifat fleksibel, dalam arti dapat berubah sesuai perkembangan yag ada.
5.    Memiliki keseimbangan, yaitu  keselarasan tanggung jawab dan tujuan tiap bagian dalam perusahaan dengan tujuan akhir perusahaan akhir yang telah dutetapkan.
6.    Memiliki kesan bahawa segala sesuatu itu telah tersedia serta dapat digunakan secara efektif dan berdaya guna.
Manfaat Perencanaan
1.    Teroganisasinya pelaksanaan tugas dan kegiatan setiap unit.
2.    Menghindari kesalahn yag mungkin terjadi seminimal mungkin.
3.    Memudahkan pelaksanaan pengawasan dan sebgai pedoman dalam melaksanakan kegiatan.

Sumber : Hasil rangkuman sendiri yang di kutip dari buku ESIS (Alam S) dan gambar hasil download dari google.