Sususan Staff (Pengelolaan Proyek Sistem Informasi)

Hal-Hal yang perlu diperhatikan pada saat memilih anggota tim proyek

1. Anda membutuhkan seseorang yang dapat berkomunikasi, yang merupakan bagian dari sebuahtim, serta dapat berbagi pengetahuan dan ide-ide dengan baik, tetapi juga harus mau menjalankan ide-ide tersebut.
2. Anda membutuhkan seorang pendengar yang baik, seseorang yang akan mendengarkan pendapatorang lain dan mau mengakui jika pendapat-pendapat tersebut lebih baik.
3. Anda membutuhkan seorang yang terorganisir. Akan banyak tugas yang harus dilakukan, setiap tugas pada waktu yang tepat.
4. Anda tidak membutuhkan seseorang yang perfeksionis. Pilihlah seorang yang dapat bekerja pada saat deadline. Selalu ada cara yang terbaik, tetapi jika hal ini berhasil sekarang, keluarkan sesuai waktu, dan simpan kemajuan ini untuk versi berikutnya.
5. Anda membutuhkan seseorang yang mempunyai kemampuan teknik terbaik, seorang analitis dan logis, dengan pengalaman yang sesuai.

Tugas masing-masing anggota tim proyek.

• Manajer Proyek (Project Manager)

PM adalah posisi pertama yang harus diisi. Pekerjaan ini diisi ketika proyek masih sekilas di mata orang, karena PM yang pertama menentukan apakah sebuah proyek dapat dikerjakan atau tidak.

• Pimpinan Proyek (Project Leader)

Pimpinan Proyek adalah posisi kedua yang harus diisi. Sangatlah baik jika PM memilih orang ini. Pertama, PM harus bernegosiasi dengan Manajer Fungsional untuk tugas-tugas PL, kemudian yakinkan PL untuk bergabung dalam tim. PL terdaftar pada proposal karena banyak detail proposal dikerjakan oleh PL. Pekerjaan ini sangat bersifat teknis, karenanya pilihlah ahli yang terbaik. Jangan mencari orang yang tidak mempunyai pendirian. Lebih baik mencari orang yang dapat mengingat pembuatan detail keseluruhan proyek tersebut.

• Programmer

PM dan PL akan mulai berpikir tantang siapa yang dapat membentuk tim pemrograman dan bertanya pada Manajemen Fungsional (jika diperlukan) tentang kemampuan orang-orang ini (Programmer).

Kemudian, ketika kontrak ditandatangani, mulailah mengumpulkan

tim programmer Anda.

• Programmer Ahli (The Guru Programmer)

Gaya hidup baru telah berevolusi sejak komputer ditemukan. Hal ini adalah Programmer Ahli atau “Hacker”. Orang ini bekerja secara misterius, pada jam-jam yang aneh; suka menentang dan tidak mau diatur, hanya ingin mengerjakan tugas sesuai dengan keinginanya. Tetapi ahli dalam bidangnya, dapat membuat program tugas-tugas yang rumit 10 kali lebih cepat dari orang lain.

• Programmer Pemula (The Junior Programmer)

Programmer pemula biasanya memiliki bakat dan mempunyai keinginan untuk membuktikan diri mereka.  Ada dua keahlian, bagaimanapun itu tidak selalu diajarkan di sekolah : komunikasi tim dan komunikasi manajemen.

Cara untuk Meningkatkan Kinerja Tim Proyek.

MEMOTIVASI ORANG

• PM adalah pelatih dari sebuah tim;PL adalah kapten. PM memimpin, memotivasi, mengajarkan dan menggunakan sedikit ancaman untuk mendapatkan tugas tersebut diselesaikan. PL bermain dalam tim dan memotivasi dengan memberi contoh. Kepemimpinan proyek (PM dan PL) harus selalu ada dan dapat melakukan pendekatan. Gunakan pendekatan MBWA (Management By Walking Around)seperti dalam buku “In Search of Excellence”, bagian 4. Ketika seseorang mendekati Anda dengan sebuah masalah pribadi atau teknik, lakukanlah hal ini : Diam dan dengarkan. Biasanya orang itu akan menjawab masalahnya, ketika menjelaskan masalah tersebut.

• Jangan lupakan 3 prinsip dasar dalam buku“The One Minute Manager” (bagian 21) : Jika pantas, berilah pujian (satu menit), Jika sangat perlu, berilah kritikan (satu menit), dan selalu menyusun sasaran-sasaran (satu menit) untuk berkomunikasi sesuai dengan apa yang diharapkan setiap orang dan bagaimana mereka akan dinilai untuk sukses.

• Libatkan orang-orang dalam setiapkeputusan proyek yang penting dan mereka akan mematuhinya. Sebagai contoh, selalu memperhitungkan kembali setiap pekerjaan mereka dan capailah kesepakatan jika anda mempunyaiperhitungan dan mereka tidak setuju. Kirim orang-orang Anda ke kursus-kursus – sangatlah mengejutkan apa yang dapat dipelajari, bahkanoleh orang-orang yang paling berpengalaman.

Sumber: Materi Perkuliahan Dosen Yulia Charlie (GUNADARMA)

Rencana Tes Penerimaan (Pengelolaan Proyek Sistem Informasi)

Daftar Pengecekan Rencana Penerimaan (The Acceptance Test Plan Cheklis)

1. Hasilkan  Fungsi    Tabel  Percobaan  dan  semua  FS  yang dijanjikan telah dialamatkan.
2. Definiskan percobaan dan kumpulan percobaan.
3. Tetapkan tanggung jawab untuk menulis percobaan.
4. Klien dan  Tim  proyek  mengetahui  bahwa  ATP  akan  ditinjau kembali,  direvisi  jika  perlu,  dan  ditandatangani  oleh    Klien mengetahui  bahwa  keberhasilan  penyelesaian  dari  percobaan akan mempengaruhi penerimaan sistem. Lihat bentuk contoh ATP pada bagian 10 di Appendix A.
5. Tanggung jawab  untuk  percobaan  data  telah    Data untuk percobaan seharusnya disediakan oleh tim proyek dan juga user.  Jika  user  dapat  menyediakan  data  yang  sesuai  dengan keadaan  yang  sebenarnya,  percobaan  terhadap  sistem  akan berjalan  dengan  baik,  ditambah  user  akan  merasa  nyaman dengan keakuratan percobaannya.

Pentingnya Rencana Tes Penerimaan.

Pentingnya Rencana Tes penerimaan agar tim proyek mendapatkan pernyataan tertulis dari user bahwa produk (dalam hal ini sistem) yang dikirim sesuai dengan yang dijanjikan, dan tim proyek dapat mengetahui apabila terjadi sesuatu yang tidak sesuai dengan perjanjian/masih ada yag kurang sesuai, tim proyek akan memperbaiki kekurangan dan kesalahan tersebut.

Waktu yang tepat dalam melakukan Rencana Tes Penerimaan.

Waktu yang tepat dalam melakukan rencana tes penerimaan yaitu mengerjakan rencana tes penerimaan dan pelaksanaannya setelah disain dikerjakan. Karena, disain dapat membantu untuk menggelompokkan tes ke dalam serangkaian tes yang mendemonstrasikan fungsi utama dari sistem.

Sumber: Materi Perkuliahan Dosen Yulia Charlie (GUNADARMA)

Estimasi (Pengelolaan Proyek Sistem Informasi)

Tugas V-CLASS (Pengelolaan Proyek Sistem Informasi) Estimasi adalah proses meramalkan atau memperkirakan waktu dan biaya untuk menyelesaikan berbagai deliverabel proyek. Contoh kasus Estimasi terhadap biaya keuntungan : Untuk rumah SEDERHANA seluas 70m2. Biaya satuan rumah sederhana adalah Rp. 750.000 per meter persegi. Maka biaya total (biaya konseptual) adalah 70m2 x Rp. 750.000/m2 = Rp. 52.500.000,- (akurasinya -30% hingga +50%) Untuk rumah MEWAH seluas 500m2 (belum ada gambar rencana dan spesifikasi). Biaya satuan rumah mewah adalah Rp. 3.750.000 per meter persegi. Maka biaya total (biaya konseptual) adalah 500m2 x Rp. 3.750.000/m2 = Rp. 1.875.000.000,- (akurasinya -30% hingga +50%) Bila rencana rumah di atas telah memiliki dokumen rencana yang lengkap (rumah sederhana dengan luas 68 m2, rumah mewah menjadi 479 m2), maka estimasi biayanya dapat dilakukan secara detail dengan menghitung volume dan biaya satuan tiap komponen bangunan sehingga diperoleh biaya total yang lebih akurat (-5% hingga +15%). Ada tiga teknik yang digunakan untuk melakukan estimasi, yaitu :

1. Keputusan Profesional

Katakanlah bahwa anda merupakan orang yang memiliki pengalaman yang luas dalam membuat program “report generation modules”. Anda melakukannya dengan pendekatan merancang report tersebut dan memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk membuat program tersebut. Setelah mempelajari rancangan program selama 5 menit, programmer lalu menutup matanya selama 5 menit (dia tidak tidur, tetapi berhitung), dan kemudian mengatakan “15 hari”. Inilah yang disebut Keputusan Profesional murni. Keuntungan dari teknik ini adalah cepat , dan jika seseorang sudah ahli dalam teknik ini, maka estimasinya pasti akan lebihakurat. Sedangkan kerugian dari teknik ini adalah bahwa anda membutuhkan seorang ahli yang berpengalaman dalam bidang ini, dan beberapa ahli tersebut akan bekerja keras untuk mendapatkan estimasi yang tepat.Pengelolaan Proyek Sistem Informasi

2. Sejarah

Jalan keluar dari ketergantungan pada orang dan untuk membuat estimasi lebih khusus, yaitu anda harus mengerti tentang sejarahnya. Tulislah berapa lama masing-masing tugas dapat diselesaikan dan siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut. Anda dapat membandingkan tuagas yang akan diestimasik dengan tugas yang sama yang dikerjakan lebih awal, setelah itu mulailah dengan melakukan estimasi. Hal ini dimaksudkan agar anda menjabarkan suatu proyek ke dalam beberapa tugas yang biasanya diulang dan mudah untuk dibandingkan.

3. Rumus-rumus

Ada beberapa rumus yang digunakan dalam software estimasi. Software yang baik untuk diketahui adalah COCOMO (Referensi 15). COCOMO dapat digunakan untuk memperkirakan biaya proyek, usaha (person months), jadwal, dan jumlah staf untuk masing-masing fase berikut ini : Preliminary Design – our Analysis Phase Detailed Design (DD) – our Design Phase Code and Unit Tes (CUT) – same as ours System Test – our System Test and Acceptance Phase Ada 3 tipe penginputan dengan COCOMO Pengelolaan Proyek Sistem Informasi VERY CMPLX Kesulitan terbesar saat melakukan Estimasi Kesulitan-kesulitan yang sering dihadapi dalam estimasi proyek software sangat berkaitan dengan sifat alami software khususnya kopleksitas dan invisibilitas (keabstrakan). Selain itu pengembangan software merupakan kegiatan yang lebih banyak dilakukan secara intensif oleh manusia sehingga tidak dapat diperlakukan secara mekanistik murni. Kesulitan-kesulitan lainya adalah (Hughes,1999):

1. Novel application of software

artinya dalam rekayasa proyek tradisional, suatu system dapat dikontruksi dengan system sebelumnya yang serupa tetapi dalam lokasi dan customer yang berbeda. Sehingga dapat dilakukan estimasi proyek berdasarkan pengalaman sebelumnya. Dalam proyek software akan mempunyai produk yang unik sehingga akan menimbulkan ketidakpastian estimasi.

2. Changing technology

Untuk mengikuti perkembangan teknologi, maka suatu software aplikasi yang sama dapat diimplementasikan dalam lingkungan yang berbeda sehingga akan mempunyai estimasi proyek yang berbeda.

3. Lack of homogeneity of project experience,

untuk mendapatkan estimasi proyek yang efektif harus didasarkan pada informasi bagaimana proyek-proyek sebelumnya dilakukan. Sumber:http://ber2disini.blogspot.com/2013/06/estimasi-pengelolaan-proyek-sistem.html